자연스러운 비즈니스 영어 이메일 쓰기: 첫인사부터 마무리까지!

패딩턴은 국내 외국계회사에서도 근무해봤지만 국내에서 쓰던 영어 이메일과 영국에서 전세계 여러 국가의 동료들과 쓰는 영어 이메일은 약간 다른 점이 있는 것 같아요. 이런 차이점과 함께 한국에서 자주 쓰이는 어색한 이메일 표현들을 알아봅시다!

 

1. 첫인사

한국에서는 모든 영어 이메일을 'Dear Paddington,' 과 같이 Dear로 시작했던 것 같아요. 상사도, 동료도, 외부고객한테도요. 

그런데 영국 직장에서는 Dear 쓰는 이메일 거의 못봤어요. 미국 동료들도 Dear는 거의 안써요.

Dear를 쓸 때는 정말 포멀한 상황에서만 쓰는 것 같아요. 인사부에서 공식 레터를 보내거나 할 때 같이요. 

그럼 평소에는 원어민들은 뭐라고 이메일을 시작할까요?

바로..Hi를 씁니다!

'Hi Paddington,' 

이렇게요.

동료에게도, 상사한테도, 심지어 CEO에게도 얄짤없이 Hi라고 합니다^^ 높은 사람이라고 Dear 써주거나 하진 않습니다.

 

Hi 다음에 쓰는 이름은 성이 아닌 First name 을 씁니다. 

(외국인들이 한국인들 이름과 성을 헷갈려 하는 경우가 제법 많은데, 간혹 Hi Kim 이라고 메일 오면 기분 좀 그래요. '어이 김씨' 느낌이랄까요?.. '유정아'가 아니고 성 붙여서 풀네임으로 '김유정' 이라고 부르는...그런 느낌 아시죠?.. 어쩐지 조금 섭섭한 그런 느낌요.)

 

2. 도입부(생략 가능)

바로 본론으로 넘어갈 수도 있겠지만, 좀 더 친근하게 아래 중에 한줄 정도 덧붙여주는 편인데요.

 

1) 오랜만에 연락하는 경우

Hope you are well. 잘 지내고 있길 바라요

Hope all is good with you. 모든게 잘 되고 있길 바라요

 

2) 감사하기

상대방이 뭔가 미리 무언가가 일어난다고 알려줬을 때: 'Thanks for the heads up'

상대방이 먼저 보낸 메일에 답할 때, 특히 고객의 문의 메일일 때: 'Thank you for your email' 

내가 먼저 보낸 메일에 상대방이 답장을 주었고, 내가 거기에 답장하는 상황일 때: 'Thank you for getting back to me' 돌아와줘서(답장줘서) 고마워요

 

3) 월요일에 쓰는 이메일의 경우

Hope you had a good/nice/lovely weekend 주말 잘 보냈길 바라요

 

4) 공휴일 이후, 상대방의 긴 휴가 후 쓰는 이메일의 경우

Hope you had a good/nice/lovely holiday 휴가 잘 보냈길 바라요

 

3. 본론

너무 주절주절 길게 설명하기보다 문장을 나눠서 나열가능한 내용이라면 Bullet point를 사용하여 요점을 알기 쉽게 정리해 줍니다. 

첨부파일 보내는 경우 Please find the attached 는 모두가 다 아실테고,

 

가끔 '나는 당신에게 --를 보냅니다' 라는 문장을 많은 분들이 아래처럼 딱딱하게 쓰는 것을 보았습니다.

'I send you the report.'

어떻게 들리냐고요?

'나는 당신에게 리포트를 보내다' 

처럼 들립니다. 현재진행형을 썼을 때랑 뉘앙스 차이를 설명하기 어려운데요, 어쨌든 위 문장처럼 동사 현재형을 쓰면 어쩐지 삐빅 로봇음이 들리는 것 같아요.

'I am sending you --' 와 같이 현재 진행형을 써주세요.

 

4. 마무리

마무리 인사는 같은 런던 내 직장이라도 직장마다 많이 쓰는 끝맺음 인사가 다 다른 것 같기도 해요.

 

저는 포멀한 상황 및 인포멀한 상황 다 포함할 수 있는 Best, 를 제일 많이 쓰고,

자주 연락하는 동료들에게는 Thanks, 라고 간단히 하기도 해요. 

많이 고마운 상황에는 Many thanks, 라고 끝맺기도 해요.

제 예전 직장에서는 Best wishes, 가 압도적으로 많이 쓰였는데요, BW 라고 쓰는 사람도 많았죠.

Kind regards, 도 꽤 많았네요. 이 역시 줄여서 KR이라고 쓰는 사람이 많았는데 저는 KR이 항상 코리아로 보였답니다!

그 외에 Best regards, 혹은 그냥 regards도 많이 씁니다. 

 

뭘 쓸지 고민이 된다면, Regards, Best, 는 거의 모든 상황에서 쓰기에 무난해서 이 중 하나로 고정 사용하셔도 될 것 같습니다.

 

Sincerely, 같은 경우에는 평소 업무 이메일에는 거의 쓸 일이 없는 것 같고, 취업 준비할 때 인사부에 이메일 보낼 때나 면접 후에 면접관한테 메일 보내거나 했을 때 쓴 것 같네요. 믿음을 주고 싶을 때 쓰는 느낌으로요.

 

축약형: BW, BR?

위에서 말했듯 BW, BR 등 축약해서 쓰는 경우도 많은데요, 비록 많은 원어민들도 축약형을 쓰긴하지만 비추천합니다. 다소 성의없어 보일 수도 있거든요. 다수의 해외 비즈니스 영어 이메일 서적에서도 BR, BW는 안좋은 예시로 꼽히죠. 정석대로 끝맺음은 성의있게 합시다. 

 

기타 흔히 보이는 어색한 영어 이메일 표현 모음

• 'Hello, Paddington.': 헬로나 하이 다음에 콤마 찍지 않습니다. 콤마는 받는 사람 이름 뒤에만 한번 찍어주세요!! 'Hi Paddington,'
• 'This is XXX(본인 이름)': 본문 시작 전 도입부에 굳이 '저는 XXX입니다.'라고 매번 자기소개 하는 분들 많이 봤는데요, 이메일 맨 마지막에 어차피 본인 이름도 쓸거고, 자기 소속도 맨 밑 회사 서명에 나오고 해서 굳이 이메일 초반부에 중복되게 자기 이름을 밝힐 필요 없습니다. 그리고 또 한가지 어색한 점은 'This is'라는 표현인데요, 'I am' 이라고 하는게 자연스럽습니다. 예외적으로 본인이 누구인지 이메일 도입부에 소개하는 상황이 있긴 한데, 본인이 팀에 처음으로 합류하여 고객에게 쓰는 첫 이메일 같은 상황에서요. 
• 너무 잦은 쉼표 사용: 예를 들어 'If you have any questions, please let me know.' 틀린 문장 아니고 많이 쓰는 문장이긴 한데 문제는 이렇게 쉼표넣은 문장 쓰시는 분들 대부분이 메일 본문에도 쉼표를 매우 많이 사용하는 것을 많이 보았습니다. 그래서 조금 로봇같이 들린다고 해야 할까요.. 마치 말 한마디 할 때마다 숨을 고르는 느낌.. 'Please let me know if you have any questions' 라고 콤마 없이 순서를 바꿔서 쓰면 조금더 자연스럽게 들린답니다. 영어 이메일을 쓸 때 쉼표가 너무 많다면 불필요한 쉼표는 최대한 없애고, 위와 같은 문장은 쉼표를 없애고 도치시켜보면 조금더 자연스럽게 들리는 문장이 되는 경우가 있으니 시도해 보세요

기타 구닥다리 영어 표현

• Kindly: kindly find the attached, kindly send me -- 등, kindly는 좀 구닥다리 표현이라 요새는 거의 아무도 안씁니다. 아주 가끔 kindly 를 쓸 때라면.. 정말로 사전적 의미대로 'Paddington kindly agreed to do something' 과 같이 '누군가 친절히 뭐뭐를 하기로 해줬어.' 라는 상황에서나 쓰는 것 같네요. 

기타 비추천 사항

강조한다고 빨간글씨, 노란 하이라이트, 기타 등등 알록달록 서식 쓰는 것은 비추천 합니다. 불필요할 뿐만아니라 특히 빨간글씨는 정말 무례하게 들릴 수 있습니다.

 

대문자로만 쓴 단어나 문장은 샤우팅하는 것과 마찬가지의 효과입니다 (예시: 'Hi Paddington,' vs 'HI PADDINGTON,' 대문자로만 쓰면 되게 무섭습니다..!).

 

긴 문단에 굵은 글씨나 이탤릭체로 중요한 문장을 이곳저곳 표시하는 분들도 있는데, 정말 이메일이 길고 복잡한 내용이여서 굳이 중요 부분을 표시해줘야겠다 하는 상황이 아니라면 웬만하면 그냥 기본 글씨체로 보내시는 것을 추천합니다. 차라리 중요한 부분을 Bullet point를 사용해서 설명하는 편이 어떨까요?

 

뉘앙스 때문에 원어민 사이에서도 호불호가 갈리는 표현

Thank you in advance.

무언가를 부탁하는 이메일 쓰면서 미리 고맙다고 끝맺는 경우인데, 이 표현을 별로 안 좋아 하는 사람도 많은 것 같습니다. 받는 사람이 이미 도움을 줄 지 말 지 결정도 안된 상태에서 미리 고맙다고 하는 것이 못마땅하다는 것이 이유입니다. 미리 고맙다고 하기보다 나중에 정말로 보내주면 그때 고맙다고 정식으로 얘기하는 것도 좋겠습니다!

 

 

I'd appreciate if you -

역시 무언가를 요청하는 이메일에 잘 쓰이는 표현인데요. 무언가를 해주고 나면 그때가서 고마워하겠다는 조건부 감사처럼 느껴져서 별로라는 사람들도 많네요.

 

I look forward to hearing from you.

저는 예전에 이메일 끝맺을때 쓸말 없어서 그냥 별 뜻 없이 습관적으로 쓰기도 했던 표현인데, 답장을 재촉한다는 느낌이 든다는 의견도 있습니다. 이제는 정말 무엇인가를 오매불망 기대하는 상황이 아닌 이상 잘 안쓰게 되네요.